Pour que le syndic puisse faire face aux dépenses liées à la vie de la copropriété (dépenses d’entretien et de maintenance), il est nécessaire que les copropriétaires versent des cotisations périodiques. Ces dernières sont calculées selon un budget défini en amont. 

Le budget prévisionnel s’étend sur une année complète, soit 12 mois de fonctionnement. Généralement, l’exercice comptable coïncide avec l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre). Dans rares cas, il peut bien évidemment exister des copropriétés qui clôturent leurs comptes sur une année à cheval (du 1er avril au 31 mars par exemple). Pour des raisons de praticité comptable, les copropriétaires peuvent décider de migrer vers un exercice calé sur une année civile. La modification sera votée en assemblée générale, et la nouvelle date d’arrêté comptable devra être clairement définie.

1.   La préparation du budget prévisionnel

Le budget est déterminé en prévision des dépenses à venir, d’où son appellation « budget prévisionnel ». Cela suppose donc, qu’il est conseillé de penser le budget annuel sur la base des contrats en cours dans la résidence, sur les dépenses amenées à être engagées, et bien évidemment en fonction du niveau de standing souhaité. Certains copropriétaires pourront par exemple préférer s’offrir les prestations d’une société de conciergerie de luxe 24h/24, là où d’autres trouveront leur compte avec une porte simplement fermée à clé. Toujours étant, la qualité des prestations ainsi que le professionnalisme des intervenants, présageront de la durabilité éventuelle de l’édifice (sa prise de valeur notamment … ou pas). Autre précision: un Etat (pays), prépare généralement son budget sur la base des recettes à venir. En copropriété, c’est l’inverse : les dépenses passées et celles à venir, détermineront le niveau des cotisations. 

La préparation du budget se fait au moment de la clôture des comptes annuels par le syndic, en collaboration avec le conseil syndical s’il en existe. Lorsque le gestionnaire procède à l’arrêté des comptes de l’exercice écoulé, il dispose d’une structure plus clarifiée des dépenses qui ont eu lieu en cours d’année. Une analyse de chaque poste de dépense va permettre d’évaluer les besoins futurs. Exemple : un contrat d’entretien de la piscine qui arrive à expiration et qui est résilié pour un autre prestataire moins disant ; une prévision de consommation en électricité pour les espaces verts qui seront désormais éclairés, … 

Toutes les dépenses récurrentes seront donc reconduites. Celles qui étaient exceptionnelles comme la réparation du portail ne seront pas pris en compte sur le nouveau budget. Par ailleurs, par mesure de sécurité, il est préférable de toujours prévoir une enveloppe budgétaire pour frais de réparation diverses. En effet, il est difficile de prévoir certaines dépenses comme par exemple le remplacement d’ampoules cassées ou encore les frais liés à une réparation de fuite d’eau.

Ainsi pour chaque poste de dépense, le syndic prévoit en principe une petite augmentation pour prise en compte de l’inflation et les éventuelles réévaluations de contrat.

Les copropriétaires devront porter une rigueur dans l’analyse de l’évolution des dépenses. Pour cela, il est utile de comparer les dépenses sur deux à trois années et par poste budgétaire. La détermination du budget s’en trouvera plus efficace. Toute évolution importante d’un poste budgétaire  devra être justifié.

2.   Le vote du budget prévisionnel

Un budget non voté en assemblée générale ne peut être opposable aux copropriétaires. Le syndic doit prévoir la résolution portant approbation du budget prévisionnel parmi les points à discuter dans la convocation de l’assemblée générale annuelle. Le budget est porté à la connaissance de tous les copropriétaires en même temps que l’ordre du jour de la réunion à laquelle il doit être approuvé.

Le vote du budget prévisionnel doit respecter un formalisme bien défini par la loi, notamment la majorité de l’article 24. Seules les voix des copropriétaires présents et représentés à l’assemblée générale seront prises en compte pour son adoption.

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Précisons qu’un budget est une prévision. Il se vote en amont, avant le début de l’exercice correspondant. Le copropriétaire qui refuse de payer ses charges sur la base d’un budget non voté est tout à fait dans ses droits. Il est donc conseillé de faire approuver le budget de l’année N+1 lors de l’assemblée de l’année N. Il arrive dans certaines copropriétés qu’il soit voté les budgets des 2 années à venir. Les montants des prestations contractuelles ne fluctuant pas énormément d’une année sur l’autre, un réajustement pourra toujours être effectué dans le cas d’un changement de situation entre temps.

Exemple : lors d’une assemblée générale qui a lieu en mars 2020, il est prévu de valider les comptes de l’année précédente soit du 1er janvier 2019 au 31 décembre 2019. Durant cette même assemblée est également voté le budget prévisionnel concernant l’année 2021. En effet, l’année 2020 étant déjà entamée, le syndic a normalement appelé une partie du budget prévisionnel pour cette période. Il n’existe pas de caractère obligatoire dans ce sens, mais la gestion se voulant prévisionniste, il est plus « sérieux » et organisé de procéder ainsi.

L’élaboration du budget est un élément très important dans la vie d’une copropriété. Un budget surévalué vaut mieux qu’un budget sous-évalué. Dans ce dernier cas, certaines dépenses pourront ne pas être honorées, causant parfois des désagréments affectant la qualité de vie des résidents. A l’opposé, lorsqu’en fin d’année, l’état des dépenses de l’année aura permis d’avoir un excès de trésorerie, ce fond de caisse pourra soit être remboursé aux copropriétaires, soit constituer une réserve servant à se prémunir de grosses dépenses imprévues.